हिंदी विकिमीडियाई सदस्य समूह ने सदस्यों द्वारा भरे गए सर्वेक्षण प्रपत्र के आधार पर ८ सदस्यों की आयोजन समिति का गठन किया। इसमें हिंदी विकिमीडियन्स यूजर ग्रूप के तीन संपर्क सूत्रों- अनिरुद्ध कुमार, संजीव कुमार तथा पीयूष मौर्य के अलावा तीन स्थानीय सदस्यों नीलम, सौरभ एवं अभिनव को शामिल किया गया। दो पूर्एववर्वंती आयोजन समिति के सदस्यों अजीत एवं प्रतीक को मिलाकर यह समिति ८ सदस्यों की बन गई। समिति ने ऑन लाइन एवं वास्तविक बैठकों के द्वारा इस आयोजन को अंतिम रूप दिया।

3 दिसम्बर को हुई बैठक में शामिल आयोजक दल

पहली हैंगआउट बैठक (६ नवंबर) सम्पादन

प्रतिभागी- अनिरुद्ध, संजीव, अजीत, अभिनव, प्रतीक, नीलम, सौरभ
मिनट-
  • प्रतिभागिता वृत्ति प्रपत्र संबंधी नियमों और स्वरूप को अंतिम रूप दिया गया।
  • अनिरुद्ध ने प्रतिभागिता प्रपत्र को अंतिम रूप देकर चौपाल पर संदेश देने का दायित्व लिया।
  • संजीव तथा अजीत ने प्रतिभागिता प्रपत्र संबंधी साइट नोटिस लगाने का काम स्वीकार किया।
  • अभिनव ने आवास के लिए होटल ढूंढने का दायित्व स्वीकार किया।
  • सौरभ ने टी-शर्ट तथा नीलम ने स्टीकर संबंधी सूचनाएं हासिल करने का दायित्व लिया।
  • १ दिसंबर तक प्रतिभागिता चयन प्राप्तकर्ताओं की सूची तैयार कर फाउंडेशन को भेजने का निर्णय लिया गया।
  • १ दिसंबर को स्थानीय बैठक आयोजित करने का निर्णय लिया गया।

पहली स्थानीय एवं दूसरी हैंगआउट बैठक (१ दिसंबर) सम्पादन

स्थानीय बैठक दिन में ११ बजे से १ बजे तक हुई। हैंग आउट बैठक ७ से ८ बजे तक हुई।

प्रतिभागी- अनिरुद्ध, पीयूष, नीलम, सौरभ।
विचार बिंदू-
  • चयनित प्रतिभागिता सूची
  • चयनित होटल
  • चयनित टी-शर्ट
  • चयनित स्टीकर
  • कार्यशाला आयोजन

दूसरी स्थानीय बैठक (२६ दिसंबर) सम्पादन

स्थानीय बैठक दिन में ११ बजे से ६ बजे तक हुई।

प्रतिभागी- अनिरुद्ध, पीयूष, नीलम, सौरभ, संजीव।
विचार बिंदू-


तीसरी स्थानीय बैठक (२६ जनवरी) सम्पादन

चौथी स्थानीय बैठक (१६ फरवरी) सम्पादन